S2EP.13 E起打造數位化電子表單，常見應用情境分享!
🤖 頻道主持人：主持人Monica
🤖 來賓：數位創新研發中心 產品副理 李澔祥
💡本集重點：
► 02:02 電子表單有很多種類，目前最常遇到會需要導入電子表單的企業產業類別有哪些?
- 剛開始主要是協助政府部門設計公文簽核管理類型的系統，後來逐漸應用在人事管理、差勤管理、請採購等等。
- 目前也擴展到不同類型的產業像電信業、金融業等等，主要針對資安類型的表單應用。
- 哈瑪星科技也嘗試突破表單應用，從一般表單簽核系統，慢慢晉升到BPM商業流程管理，應用於科技業、製造業的訂單管理、生產管理等等。
► 04:20 目前接觸過的專案中，導入的表單有哪些較多呢?
- 以人事、差勤為主，漸漸延伸到資安表單。
- 在各樣稽核、查證過程中可以讓文件佐證齊全、查找容易。
- 目前最熱門的碳盤查，也可以透過表單做數據蒐集，目前正在替知名電腦製造業做永續供應鏈稽核的系統，透過市場驗證的開發，希望很快就能以標準版提供所有客戶使用。
► 06:24 這些常見的表單是如何進行蒐集、跟催、權限又該如何設置?
- 想解決的紙本表單痛點：1.內容不容易理解，退單率高2.難以確認表單進度3.對表單做版本控管，無法確保同仁使用的都是新版表單。
- 表單對使用者基礎的功能1：使用者體驗設計上花更多量能，整合功能介面，不讓使用者迷失在表單填寫中。
- 表單對使用者基礎的功能2：提供後台參數設定，供管理者有高彈性的搜索和管理權限。
- 表單對使用者基礎的功能3：自體開發的表單引擎，透明化的表單流程，讓表單易用性提高。
► 10:45 對於需要跑簽核流程情境的表單，目前表單能提供、解決哪些問題?是否需要客製化?
- 表單提供管理者很高的擴充彈性設計，例如：大型企業跨部門簽核流程，需要單位條件判別，有流程引擎可以做條件篩選自動化跑完流程，不用再透過廠商，管理者就可以自行重新調整。
- 進階功能：跳簽、動態加簽、代為決行等等，平台透過參數化GUI圖形介面支援，管理者接可自行設定和操作，不需要額外客製化。
► 14:21如何簡化、設計或使用哪些電子表單功能來協助企業導入和解決原本表格的問題?
- 需求訪談及協助分析表單後，會將紙本表單精簡化，例如：紙本表單的簽核通知、簽核流程等龐雜欄位可省略。
- 哈瑪星科技不僅是協助表單E化，而是以業務流程再造的角度切入，透過需求訪談中釐清業務流程的角色、權責與職掌，協助企業進行縱向的業務流程優化。
- 最後進入較為細節系統規格分析，協助客戶初版表單建置並導入，後續會進行教育訓練讓企業員工自行精修表單及操作功能。
► 19:06 電子表單應用在訂單、採購等需要介接系統的專案上，該如何協助這類型的企業轉換成電子表單?
- 哈瑪星科技大部分產品都採用模組化方式進行開發，在導入應用方面能有更大彈性，也使API交換更頻繁，模組間都是透過API做資料交換。
- 電子表單簽核系統，主要還是負責流程改善，會預留足夠空間讓更專業的人事系統、資安系統、財務系統去做更專業的事情。
- API介接分為兩段：從系統匯出資料到表單進行數據計算，或是將表單資料回寫進系統。
► 21:48 若是有企業想導入電子表單，您會建議先準備哪些資料和事前工作，能夠更快的協助他們導入電子表單?
- 客戶需先提供紙本表單、簽核流程圖、人員職責權限表，快速掌握客戶的流程概況。
- 需求分析後會對客戶進行展示與驗證測試，在開放試用過程中，再根據回饋對使用者操作的介面與體驗進行細節的調整。
- 哈瑪星也需要客戶對我們的信任，才能夠在使用者的持續回饋中，提供不間斷的產品優化迭代。